Privatlivspolitik – Crystal Alarm

2. Når Crystal Alarm er databehandler (slutbruger af alarmen)

2.1 Hvilke oplysninger indsamles?

Når du bruger Crystal Alarm som slutbruger, indsamler vi følgende oplysninger:

Grundlæggende oplysninger:

• Navn, telefonnummer, e-mailadresse
• Alarmgruppe og eventuel rolle som alarmmodtager
• Oplysninger om din telefon (model, operativsystem, mobiloperatør)

Ved alarm:

• Tidspunkt og dato for alarm
• Position (GPS, WiFi, Bluetooth-beacons til indendørspositionering)
• Lydoptagelser under alarmen (hvis de rette indstillinger er registreret)
• Video (hvis funktionen er aktiveret)
• Alarmstatus og handlingsplan

Tekniske oplysninger:

• Enheds-id og netværksoplysninger
• Tekniske logfiler til fejlfinding
• App-brug og konfigurationsstatus
• Aggregeret statistik (uden individuel identifikation)

Profilbilleder:

• Frivillig upload af profilbillede til visuel identifikation ved alarm
• Vi bruger IKKE ansigtsgenkendelse eller biometrisk autentificering

2.2 Hvorfor behandles disse oplysninger?

Oplysningerne behandles for at:

• Muliggøre alarmfunktionalitet og sikkerhed
• Lokalisere dig i nødsituationer (herunder indendørs, hvor GPS ikke fungerer)
• Sende hjælp i henhold til handlingsplan
• Vurdere alarmsituationer (lyd/video)
• Yde teknisk support og fejlsøge problemer
• Sikre tjenestens sikkerhed og stabilitet
• Opdage fejlkonfigurationer og hjælpe brugerne
• Sende funktionelle sikkerhedsmeddelelser (onboarding, advarsler, påmindelser om testalarmer)
• Sende samlede rapporter til administratorer hos din arbejdsgiver
• Opfylde arbejdsmiljølovens krav

2.3 Retsgrundlag

Din arbejdsgiver er dataansvarlig, og Crystal Alarm behandler oplysninger som databehandler i henhold til:

• Opfyldelse af aftale (for at kunne levere sikkerhedstjenesten)
• Legitim interesse (af hensyn til sikkerhed og arbejdsmiljø)
• Vitale interesser (ved akutte nødsituationer med lyd-/videooptagelse – 9.2.c GDPR)
• Retskrav (opbevaring af lyd/video efter alarm – 9.2.f GDPR)

2.4 Hvem får adgang til dine oplysninger?

Ved alarm kan følgende få adgang:

• Alarmcentral (hvis I anvender ekstern alarmcentral)
• Kolleger, der er alarmmodtagere
• Din arbejdsgivers administratorer (via selvbetjeningsportal)
• Crystal Alarms tekniske personale (udelukkende ved fejlsøgning)

Funktionelle e-mails:

Du modtager funktionelle sikkerhedsmeddelelser fra os via Mautic (self-hosted i EU):

• Velkomstmail og aktiveringshjælp
• Advarsler om fejlkonfigurationer (GPS slået fra, notifikationer slået fra)
• Påmindelser om testalarmer
• Sikkerhedsopdateringer

Disse meddelelser er kritiske for, at alarmen kan fungere, og kan ikke fravælges. Rapporter til administratorer:

Din arbejdsgivers administratorer modtager samlede rapporter om:

• Brugere med fejlkonfigurationer
• Inaktive brugere
• Statistik over testalarmer
• Systemstatus

Vigtigt: Rapporterne gør det IKKE muligt at kortlægge den enkelte medarbejders arbejdsdag eller positioner uden for alarm. Positionering og sporing: Crystal Alarm sporer IKKE din position løbende. Positionering (herunder indendørspositionering via Bluetooth-beacons og WiFi) sker, når du aktiverer en alarmfunktion som Nødalarm, Tidsalarm, Sikker hjemkomst, Man down eller en anden alarmfunktion, der kræver positionering. Positionering sker aldrig i baggrunden, uden at en alarmfunktion er aktiveret.

2.5 Hvor længe opbevares oplysningerne?

• Grundoplysninger: Så længe du er aktiv bruger
• Alarmdata og optagelser: I henhold til din arbejdsgivers indstillinger i selvbetjeningsportalen
• Systemlogfiler: Kan konfigureres pr. kunde
• Backup: I en begrænset periode til disaster recovery, hvorefter oplysningerne slettes automatisk

Når du ikke længere har brug for tjenesten, slettes eller tilbageleveres alle oplysninger til din arbejdsgiver efter dennes anvisning.

3. Når Crystal Alarm er dataansvarlig

3.1 Forretningskontakter og kundeadministration (CRM)

Oplysninger, der behandles:

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer
• Virksomhedstilknytning, rolle/titel
• Faktureringsadresse
• Kontakthistorik og pipelinestatus (for potentielle kunder)

Formål og retsgrundlag:

• Eksisterende kunder: Kontraktadministration, fakturering, selvbetjeningsportal (artikel 6, stk. 1, litra b, GDPR – opfyldelse af en kontrakt)
• Potentielle kunder (leads): Håndtering af salgsprocessen, dokumentation af kontakthistorik (artikel 6, stk. 1, litra f, GDPR – legitime interesser)

Opbevaringsperiode:

• Eksisterende kunder: Op til 7 år efter aftalens ophør (i henhold til den svenske bogføringslov)
• Potentielle kunder: Så længe der foreligger en aktiv forretningsmæssig interesse

3.2 Support og teknisk bistand

Oplysninger, der behandles:

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer
• Virksomhedstilknytning
• Tekniske oplysninger vedrørende problemet

Retsgrundlag: Opfyldelse af en kontrakt (artikel 6, stk. 1, litra b, GDPR)

Opbevaringsperiode: Afsluttede supportsager opbevares i op til 7 år for at kunne håndtere tilbagevendende problemer.

3.3 Markedsføring og prospektering

3.3.1 Customer Match / retargeting

Vi bruger Customer Match-teknologi til at vise relevante annoncer til forretningskontakter hos eksisterende og potentielle kundeorganisationer på Google, Meta (Facebook/Instagram), LinkedIn, Microsoft og Gartner Digital Markets (Capterra).

Hvad betyder det:

• E-mailadresser hashes med SHA-256, inden der foretages matchning
• Annoncer vises på Google, Facebook, Instagram, LinkedIn, Microsoft og Capterra
• Kun B2B-kontakter er målgruppe — slutbrugere af alarmtjenesten inkluderes aldrig

Eksklusionslister (undtagelse af slutbrugere): Vi uploader også slutbrugeres e-mailadresser til annonceplatforme alene med det formål at udelukke dem fra at se vores annoncer. Dette beskytter slutbrugere mod irrelevant annoncering og optimerer vores annonceudgifter. E-mailadresser bruges udelukkende til eksklusion — aldrig til målrettet annoncering rettet mod slutbrugere.

Retsgrundlag: Legitime interesser (artikel 6, stk. 1, litra f, GDPR)

Framelding: Kontakt os på support@crystalalarm.se

Opbevaringsperiode: 12 måneder efter kundeforholdets eller det aktive CRM-engagements ophør.

3.3.2 AI-assisteret prospektering

Vi bruger lead enrichment- og AI-værktøjer til at identificere og analysere relevante forretningskontakter (se afsnit 7.1 for en liste over leverandører).

Oplysninger, der behandles:

• Navn, jobtitel, e-mailadresse, telefonnummer
• Virksomhedstilknytning
• Offentligt tilgængelige oplysninger fra LinkedIn og virksomheders websteder

Retsgrundlag: Legitime interesser (artikel 6, stk. 1, litra f, GDPR)

Opbevaringsperiode: 12 måneder fra datoen for seneste kontaktforsøg

Framelding: Ved første kontakt får du altid mulighed for at framelde dig fremtidig markedsføringskommunikation.

3.3.3 E-mailmarkedsføring via Mautic

Vi sender B2B-markedsføringskommunikation via Mautic (self-hosted inden for EU), herunder:

• Nyhedsbreve om produktforbedringer
• Information om nye funktioner
• Invitationer til webinarer

Retsgrundlag: Legitime interesser (artikel 6, stk. 1, litra f, GDPR)

Framelding: Alle e-mails indeholder et frameldingslink.

Bemærk: Funktionelle sikkerhedsmails til slutbrugere (onboarding, advarsler, påmindelser om testalarm) kan ikke fravælges, da de er kritiske for alarmtjenestens funktion. Disse behandles under databehandlerordningen beskrevet i afsnit 2.

3.4 Brug af webstedet og tracking

Vi bruger flere værktøjer til at analysere og optimere vores websted:

Anvendte værktøjer:

• Google Analytics (GA4) – Besøgsstatistik og brugerflows
• Mautic Tracking – Besøgssporing og lead scoring (self-hosted inden for EU)
• Meta Pixel (Facebook) – Måling af annonceeffekt og retargeting
• LinkedIn Insight Tag – Måling af annonceeffekt og retargeting
• Microsoft UET Tag – Måling af annonceeffekt i Microsoft Ads
• Gartner Digital Markets (Capterra) – Måling af annonceeffekt og retargeting

Retsgrundlag: Samtykke (artikel 6, stk. 1, litra a, GDPR) via Cookiebot. Alle trackingværktøjer er blokeret, indtil du aktivt giver dit samtykke via Cookiebot-widgetten. Du kan acceptere eller afvise cookies og til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Beskyttelsesforanstaltninger:

• IP-anonymisering i Google Analytics
• Mautic self-hosted inden for EU (data forlader ikke EU)
• Standardkontraktbestemmelser (SCC'er) indgået med Google, Meta, LinkedIn, Microsoft og Gartner Digital Markets

Chatfunktion: Vores chatleverandør bruger cookies, så du kan fortsætte en samtale, mens du navigerer mellem sider.

4. Særligt om følsomme personoplysninger

Crystal Alarm behandler ikke særlige kategorier af personoplysninger som defineret i artikel 9 GDPR (såsom helbredsoplysninger, biometriske data eller oplysninger om etnisk oprindelse). Placeringsdata klassificeres ikke som følsomme personoplysninger under GDPR, men vi behandler dem med særlig omhu og begrænser indsamlingen til aktive alarmsituationer.

4.1 Lyd- og videooptagelser under alarmer

Når du aktiverer en alarm, optages lyd automatisk, hvis de relevante indstillinger er konfigureret. Hvis du har aktiveret videofunktionen, optages der også video.

Formål: At hjælpe kontrolcentralen og kolleger med at vurdere situationen og reagere hurtigt.

Crystal Alarms rolle: Vi optræder som databehandler — din arbejdsgiver er dataansvarlig.

Retsgrundlag (din arbejdsgivers ansvar):

• Under en aktiv alarm: Vitale interesser (artikel 9, stk. 2, litra c, GDPR) — nødvendigt for at beskytte liv og helbred
• Opbevaring efter alarmen: Retskrav (artikel 9, stk. 2, litra f, GDPR) — kan være påkrævet som bevis i undersøgelser

Adgang:

• Kontrolcentral (under en aktiv alarm)
• Alarmmodtagere/kolleger (under en aktiv alarm)
• Din arbejdsgiver (efter alarmen, via selvbetjeningsportalen)
• Dig (via appen)
• Crystal Alarms tekniske personale (kun til fejlfinding)

Sikkerhedsforanstaltninger:

• Kryptering af lagrede optagelser
• Begrænset adgang — kun autoriseret personale
• Adgangslogning (Audit Log)
• Automatisk sletning i henhold til konfigurerede indstillinger
• Vi anvender ikke ansigtsgenkendelse eller biometrisk autentificering

Opbevaringsperiode: I henhold til din arbejdsgivers indstillinger. Backupkopier opbevares i en begrænset periode til katastrofegendannelse.

5. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder i henhold til GDPR:

• Ret til information: Du har ret til at blive informeret om, hvordan dine personoplysninger behandles.
• Ret til indsigt: Du kan anmode om en kopi af de personoplysninger, vi har om dig.
• Ret til berigtigelse: Du kan anmode om at få rettet urigtige oplysninger.
• Ret til sletning: Du kan under visse betingelser anmode om at få slettet dine oplysninger.
• Ret til begrænsning af behandling: Du kan anmode om, at behandlingen af dine oplysninger begrænses.
• Ret til dataportabilitet: Du kan anmode om at få dine oplysninger i et maskinlæsbart format.
• Ret til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser.
• Ret til ikke at være genstand for automatiske afgørelser: Vi bruger ikke automatiske afgørelser, der har retsvirkning eller tilsvarende betydelig virkning for dig.

Sådan udøver du dine rettigheder:

• Slutbrugere: Kontakt i første omgang din arbejdsgiver, da denne er dataansvarlig. Hvis du ikke får hjælp, kan du kontakte os på support@crystalalarm.se.
• Forretningskontakter: Kontakt os direkte på support@crystalalarm.se.
• Klager: Du har ret til at indgive en klage til den svenske databeskyttelsesmyndighed (IMY) på www.imy.se/en.

6. Datasikkerhed

Vi tager sikkerhed alvorligt og har implementeret omfattende beskyttelsesforanstaltninger.

Tekniske foranstaltninger:

• Kryptering af lagrede personoplysninger
• Sikker overførsel (TLS/HTTPS)
• Tofaktorautentificering for personaleadgang
• Netværkssikkerhed og overvågning
• Automatisk sletning i henhold til fastsatte opbevaringsperioder
• Backup til katastrofegendannelse
• Streng tenant-isolation (hver kundes data opbevares adskilt)

Organisatoriske foranstaltninger:

• Begrænset adgang — kun autoriseret personale
• Fortrolighedsaftaler for alt personale
• Regelmæssig sikkerhedstræning
• Dokumenterede procedurer for håndtering af GDPR-anmodninger
• Årlig gennemgang af sikkerhedsforanstaltninger

I tilfælde af databrud: I tilfælde af et alvorligt brud underrettes alle berørte kunder omgående, herunder med oplysninger om brudets omfang.

7. Deling af oplysninger med tredjepart

7.1 Databehandlere

Vi benytter følgende eksterne leverandører, som kan behandle personoplysninger på vores vegne:

Annonceplatforme (Customer Match og eksklusionslister):

• Google LLC (USA) – standardkontraktbestemmelser (SCC'er) indgået
• Meta Platforms Inc (USA) – standardkontraktbestemmelser (SCC'er) indgået
• LinkedIn Corporation (USA) – standardkontraktbestemmelser (SCC'er) indgået
• Microsoft Corporation (USA) – standardkontraktbestemmelser (SCC'er) indgået
• Gartner Digital Markets / Capterra (USA) – standardkontraktbestemmelser (SCC'er) indgået

Lead enrichment og AI:

• Clay (USA) – GDPR-kompatibel
• Apollo (USA) – GDPR-kompatibel
• Anthropic / Claude (USA) – GDPR-kompatibel

E-mailautomatisering:

• Mautic (self-hosted inden for EU)

Webanalyse:

• Google Analytics (USA) – med samtykke via Cookiebot
• Meta Pixel (USA) – med samtykke via Cookiebot
• LinkedIn Insight Tag (USA) – med samtykke via Cookiebot
• Microsoft UET Tag (USA) – med samtykke via Cookiebot
• Gartner Digital Markets / Capterra (USA) – med samtykke via Cookiebot

Alle vores databehandlere har underskrevet databehandleraftaler (DPA'er) og er GDPR-kompatible.

7.2 Hvornår er vi forpligtet til at dele oplysninger?

Vi kan være forpligtet til at dele oplysninger:

• Under en alarm (med kontrolcentralen, kolleger eller arbejdsgiver)
• Hvor det kræves ved lov eller retskendelse
• Med retshåndhævende myndigheder i forbindelse med strafferetlige efterforskninger

Vi sælger aldrig dine personoplysninger til tredjepart.

8. Internationale overførsler

Nogle af vores leverandører er baseret i USA. Når vi overfører personoplysninger til USA, sker det på grundlag af:

• Standardkontraktbestemmelser (SCC'er) godkendt af Europa-Kommissionen
• Leverandører, der er GDPR-kompatible
• SHA-256-hashing af e-mailadresser inden matchning
• Krypteret overførsel (TLS/HTTPS)

9. Tilladelser på mobilenheder

Crystal Alarm-appen kræver følgende tilladelser for at fungere:

Android:

• SMS_RECEIVE – Modtage SMS fra tjenesten
• SMS_SEND – Sende SMS til positionering og alarmformål
• CALL_PHONE – Ringe automatisk til kontrolcentralen
• MODIFY_AUDIO_SETTINGS – Afspille alarmen, selv når enheden er på lydløs
• ACCESS_FINE_LOCATION – Bestemme placering under en alarm
• Notifikationer – Levere alarmer og opdateringer

iPhone:

• Tillad altid placering – Bestemme placering under en alarm
• Mikrofon – Overføre lyd under en alarm
• Notifikationer – Levere alarmer og opdateringer

Du kan afvise visse tilladelser, men Crystal Alarm vil da ikke fungere efter hensigten.

10. Kontakt os

Dataansvarlig: Crystal Alarm AB Org.nr.: 556822-8034

Adresser:

• Första Magasinsgatan 5, 803 10 Gävle, Sverige
• Gamla Brogatan 32, 111 20 Stockholm, Sverige

Henvendelser om privatliv: E-mail: support@crystalalarm.se Telefon: +46 26 840 06 23 (Gävle) | +46 8 55 118 990 (Stockholm)

Teknisk support:

Telefon: +46 8 55 118 993