Datenschutzerklärung – Crystal Alarm

2. Wenn Crystal Alarm Auftragsverarbeiter ist (Endnutzer des Alarms)

2.1 Welche Daten werden erfasst?

Wenn Sie Crystal Alarm als Endnutzer verwenden, erfassen wir die folgenden Daten:

Grundlegende Informationen:

• Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Alarmgruppe und ggf. Rolle als Alarmempfänger
• Informationen zu Ihrem Telefon (Modell, Betriebssystem, Mobilfunkanbieter)

Bei einem Alarm:

• Uhrzeit und Datum des Alarms
• Position (GPS, WLAN, Bluetooth-Beacons zur Innenraum-Ortung)
• Audioaufnahmen während des Alarms (sofern entsprechende Einstellungen hinterlegt sind)
• Video (sofern die Funktion aktiviert ist)
• Alarmstatus und Handlungsplan

Technische Informationen:

• Gerätekennungen und Netzwerkinformationen
• Technische Protokolle zur Fehlerbehebung
• App-Nutzung und Konfigurationsstatus
• Aggregierte Statistiken (ohne individuelle Identifizierung)

Profilbilder:

• Freiwilliger Upload eines Profilbildes zur visuellen Identifikation bei einem Alarm
• Wir setzen KEINE Gesichtserkennung oder biometrische Authentifizierung ein

2.2 Warum werden diese Daten verarbeitet?

Die Daten werden verarbeitet, um:

• Alarmfunktionen und Sicherheit zu ermöglichen
• Sie in Notsituationen zu lokalisieren (auch in Innenräumen, in denen GPS nicht funktioniert)
• Hilfe gemäß Handlungsplan zu entsenden
• Alarmsituationen zu beurteilen (Audio/Video)
• Technischen Support zu bieten und Probleme zu beheben
• Die Sicherheit und Stabilität des Dienstes zu gewährleisten
• Fehlkonfigurationen zu erkennen und Nutzer zu unterstützen
• Funktionale Sicherheitsbenachrichtigungen zu versenden (Onboarding, Warnungen, Erinnerungen an Testalarme)
• Zusammengefasste Berichte an Administratoren Ihres Arbeitgebers zu senden
• Die Anforderungen des Arbeitsschutzgesetzes zu erfüllen

2.3 Rechtsgrundlage

Ihr Arbeitgeber ist Verantwortlicher und Crystal Alarm verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter auf folgenden Grundlagen:

• Erfüllung eines Vertrags (zur Bereitstellung des Sicherheitsdienstes)
• Berechtigtes Interesse (für Sicherheit und Arbeitsschutz)
• Lebenswichtige Interessen (bei akuten Notfällen mit Audio-/Videoaufzeichnung – Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO)
• Rechtsansprüche (Speicherung von Audio/Video nach einem Alarm – Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO)

2.4 Wer erhält Zugriff auf Ihre Daten?

Bei einem Alarm können folgende Stellen Zugriff erhalten:

• Notrufzentrale (sofern Sie eine externe Notrufzentrale nutzen)
• Kollegen, die Alarmempfänger sind
• Administratoren Ihres Arbeitgebers (über das Self-Service-Portal)
• Technisches Personal von Crystal Alarm (ausschließlich zur Fehlerbehebung)

Funktionale E-Mails:

Sie erhalten funktionale Sicherheitsbenachrichtigungen von uns über Mautic (self-hosted in der EU):

• Willkommens-E-Mail und Hilfe zur Aktivierung
• Warnungen bei Fehlkonfigurationen (GPS aus, Benachrichtigungen aus)
• Erinnerungen an Testalarme
• Sicherheitsupdates

Diese Benachrichtigungen sind für die Funktion des Alarms unerlässlich und können nicht abbestellt werden. Berichte an Administratoren:

Die Administratoren Ihres Arbeitgebers erhalten zusammengefasste Berichte über:

• Nutzer mit Fehlkonfigurationen
• Inaktive Nutzer
• Testalarm-Statistiken
• Systemstatus

Wichtig: Die Berichte ermöglichen KEINE individuelle Nachverfolgung von Arbeitstagen oder Standorten außerhalb eines Alarms. Ortung und Tracking: Crystal Alarm verfolgt Ihren Standort NICHT kontinuierlich. Die Ortung (einschließlich Innenraum-Ortung über Bluetooth-Beacons und WLAN) erfolgt, wenn Sie eine Alarmfunktion wie Notfallalarm, Zeitalarm, Sichere Heimkehr, Man Down oder eine andere Alarmfunktion aktivieren, die eine Ortung erfordert. Eine Ortung erfolgt niemals im Hintergrund, ohne dass eine Alarmfunktion aktiviert ist.

2.5 Wie lange werden die Daten gespeichert?

• Grunddaten: Solange Sie aktiver Nutzer sind
• Alarmdaten und Aufzeichnungen: Gemäß den Einstellungen Ihres Arbeitgebers im Self-Service-Portal
• Systemprotokolle: Pro Kunde konfigurierbar
• Backup: Für einen begrenzten Zeitraum zur Disaster Recovery, danach werden die Daten automatisch gelöscht

Wenn Sie den Dienst nicht mehr benötigen, werden alle Daten gemäß den Weisungen Ihres Arbeitgebers gelöscht oder an diesen zurückgegeben.

3. Wenn Crystal Alarm als Verantwortlicher handelt

3.1 Geschäftskontakte und Kundenverwaltung (CRM)

Verarbeitete Daten:

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Unternehmenszugehörigkeit, Rolle/Position
• Rechnungsadresse
• Kontakthistorie und Pipeline-Status (bei potenziellen Kunden)

Zweck und Rechtsgrundlage:

• Bestandskunden: Vertragsverwaltung, Rechnungsstellung, Self-Service-Portal (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung)
• Potenzielle Kunden (Leads): Steuerung des Vertriebsprozesses, Dokumentation der Kontakthistorie (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen)

Aufbewahrungsfrist:

• Bestandskunden: Bis zu 7 Jahre nach Beendigung des Vertrags (gemäß dem schwedischen Buchführungsgesetz)
• Potenzielle Kunden: Solange ein aktives Geschäftsinteresse besteht

3.2 Support und technische Unterstützung

Verarbeitete Daten:

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Unternehmenszugehörigkeit
• Technische Informationen zum betreffenden Problem

Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Aufbewahrungsfrist: Abgeschlossene Supportfälle werden bis zu 7 Jahre aufbewahrt, um die Bearbeitung wiederkehrender Probleme zu ermöglichen.

3.3 Marketing und Neukundengewinnung

3.3.1 Customer Match / Retargeting

Wir verwenden Customer-Match-Technologie, um Geschäftskontakten bei bestehenden und potenziellen Kundenorganisationen relevante Werbung auf Google, Meta (Facebook/Instagram), LinkedIn, Microsoft und Gartner Digital Markets (Capterra) anzuzeigen.

Was das bedeutet:

• E-Mail-Adressen werden vor jedem Abgleich mit SHA-256 gehasht
• Werbung wird auf Google, Facebook, Instagram, LinkedIn, Microsoft und Capterra angezeigt
• Es werden ausschließlich B2B-Kontakte angesprochen — Endnutzer des Alarmdienstes werden niemals einbezogen

Ausschlusslisten (Unterdrückung von Endnutzern): Wir laden außerdem E-Mail-Adressen von Endnutzern zu Werbeplattformen hoch, mit dem alleinigen Zweck, sie auszuschließen, damit sie unsere Werbung nicht sehen. Das schützt Endnutzer vor irrelevanter Werbung und optimiert unsere Werbeausgaben. E-Mail-Adressen werden ausschließlich zu Unterdrückungszwecken verwendet — niemals für gezielte Werbung an Endnutzer.

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Widerspruch: Kontaktieren Sie uns unter support@crystalalarm.se

Aufbewahrungsfrist: 12 Monate nach Ende der Kundenbeziehung oder des aktiven CRM-Engagements.

3.3.2 KI-gestützte Neukundengewinnung

Wir verwenden Lead-Enrichment- und KI-Tools, um relevante Geschäftskontakte zu identifizieren und zu analysieren (siehe Abschnitt 7.1 für eine Liste der Anbieter).

Verarbeitete Daten:

• Name, Berufsbezeichnung, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Unternehmenszugehörigkeit
• Öffentlich verfügbare Informationen von LinkedIn und Unternehmenswebsites

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Aufbewahrungsfrist: 12 Monate ab dem letzten Kontaktversuch

Widerspruch: Beim ersten Kontakt erhalten Sie stets die Möglichkeit, sich von künftiger Marketingkommunikation abzumelden.

3.3.3 E-Mail-Marketing über Mautic

Wir versenden B2B-Marketingkommunikation über Mautic (selbst gehostet innerhalb der EU), darunter:

• Newsletter zu Produktverbesserungen
• Informationen zu neuen Funktionen
• Einladungen zu Webinaren

Rechtsgrundlage: Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Abmeldung: Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink.

Bitte beachten Sie: Funktionale Sicherheits-E-Mails an Endnutzer (Onboarding, Warnungen, Testalarm-Erinnerungen) können nicht abbestellt werden, da sie für die Funktion des Alarmdienstes unerlässlich sind. Diese werden im Rahmen der in Abschnitt 2 beschriebenen Auftragsverarbeitung verarbeitet.

3.4 Website-Nutzung und Tracking

Wir verwenden mehrere Tools, um unsere Website zu analysieren und zu optimieren:

Eingesetzte Tools:

• Google Analytics (GA4) – Besucherstatistiken und Nutzerströme
• Mautic Tracking – Besucher-Tracking und Lead-Scoring (selbst gehostet innerhalb der EU)
• Meta Pixel (Facebook) – Messung der Werbeleistung und Retargeting
• LinkedIn Insight Tag – Messung der Werbeleistung und Retargeting
• Microsoft UET Tag – Messung der Werbeleistung in Microsoft Ads
• Gartner Digital Markets (Capterra) – Messung der Werbeleistung und Retargeting

Rechtsgrundlage: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) über Cookiebot. Alle Tracking-Tools sind blockiert, bis Sie über das Cookiebot-Widget aktiv Ihre Einwilligung erteilen. Sie können Cookies akzeptieren oder ablehnen und Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Schutzmaßnahmen:

• IP-Anonymisierung in Google Analytics
• Mautic selbst gehostet innerhalb der EU (Daten verlassen die EU nicht)
• Standardvertragsklauseln (SCCs) mit Google, Meta, LinkedIn, Microsoft und Gartner Digital Markets vereinbart

Chat-Funktion: Unser Chat-Anbieter verwendet Cookies, damit Sie ein Gespräch fortsetzen können, während Sie zwischen Seiten navigieren.

4. Besondere Bestimmungen zu sensiblen personenbezogenen Daten

Crystal Alarm verarbeitet keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (wie Gesundheitsdaten, biometrische Daten oder Daten zur ethnischen Herkunft). Standortdaten gelten nach der DSGVO nicht als sensible personenbezogene Daten; wir behandeln sie jedoch mit besonderer Sorgfalt und beschränken ihre Erhebung auf aktive Alarmsituationen.

4.1 Audio- und Videoaufnahmen während Alarmen

Wenn Sie einen Alarm auslösen, wird automatisch Audio aufgezeichnet, sofern die entsprechenden Einstellungen konfiguriert wurden. Wenn Sie die Videofunktion aktiviert haben, wird auch Video aufgezeichnet.

Zweck: Die Notruf- und Serviceleitstelle sowie Kolleginnen und Kollegen bei der Beurteilung der Situation und einer schnellen Reaktion zu unterstützen.

Die Rolle von Crystal Alarm: Wir handeln als Auftragsverarbeiter — Ihr Arbeitgeber ist der Verantwortliche.

Rechtsgrundlage (dafür ist Ihr Arbeitgeber verantwortlich):

• Während eines aktiven Alarms: Lebenswichtige Interessen (Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO) — erforderlich zum Schutz von Leben und Gesundheit
• Speicherung nach dem Alarm: Rechtsansprüche (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO) — kann als Beweismittel in Untersuchungen erforderlich sein

Zugriff:

• Notruf- und Serviceleitstelle (während eines aktiven Alarms)
• Alarmempfänger/Kolleginnen und Kollegen (während eines aktiven Alarms)
• Ihr Arbeitgeber (nach dem Alarm, über das Self-Service-Portal)
• Sie (über die App)
• Technisches Personal von Crystal Alarm (nur zur Fehlerbehebung)

Sicherheitsmaßnahmen:

• Verschlüsselung gespeicherter Aufnahmen
• Eingeschränkter Zugriff — nur befugtes Personal
• Zugriffsprotokollierung (Audit Log)
• Automatische Löschung gemäß den konfigurierten Einstellungen
• Wir verwenden keine Gesichtserkennung oder biometrische Authentifizierung

Aufbewahrungsfrist: Gemäß den Einstellungen Ihres Arbeitgebers. Sicherungskopien werden für einen begrenzten Zeitraum zur Notfallwiederherstellung aufbewahrt.

5. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie die folgenden Rechte:

• Recht auf Information: Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
• Auskunftsrecht: Sie können eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über Sie gespeichert haben.
• Recht auf Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung: Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie können verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
• Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie können Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format anfordern.
• Widerspruchsrecht: Sie können der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.
• Recht, keiner automatisierten Entscheidungsfindung unterworfen zu werden: Wir verwenden keine automatisierten Entscheidungen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Auswirkungen auf Sie haben.

So üben Sie Ihre Rechte aus:

• Endnutzer: Wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren Arbeitgeber, da dieser der Verantwortliche ist. Wenn Sie keine Unterstützung erhalten, können Sie uns kontaktieren unter support@crystalalarm.se.
• Geschäftskontakte: Kontaktieren Sie uns direkt unter support@crystalalarm.se.
• Beschwerden: Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der schwedischen Datenschutzbehörde (IMY) einzureichen unter www.imy.se/en/.

6. Datensicherheit

Wir nehmen Sicherheit ernst und haben umfassende Schutzmaßnahmen implementiert.

Technische Maßnahmen:

• Verschlüsselung gespeicherter personenbezogener Daten
• Sichere Übertragung (TLS/HTTPS)
• Zwei-Faktor-Authentifizierung für Mitarbeiterzugänge
• Netzwerksicherheit und Überwachung
• Automatische Löschung gemäß definierten Aufbewahrungsfristen
• Backup zur Notfallwiederherstellung
• Strikte Mandantentrennung (die Daten jedes Kunden werden getrennt gespeichert)

Organisatorische Maßnahmen:

• Eingeschränkter Zugriff — nur befugtes Personal
• Vertraulichkeitsvereinbarungen mit allen Mitarbeitenden
• Regelmäßige Sicherheitsschulungen
• Dokumentierte Verfahren für die Bearbeitung von DSGVO-Anfragen
• Jährliche Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen

Im Falle einer Datenschutzverletzung: Bei einer schwerwiegenden Verletzung werden alle betroffenen Kunden umgehend benachrichtigt, einschließlich Informationen über den Umfang der Verletzung.

7. Weitergabe von Daten an Dritte

7.1 Auftragsverarbeiter

Wir setzen die folgenden externen Anbieter ein, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten können:

Werbeplattformen (Customer Match und Ausschlusslisten):

• Google LLC (USA) – Standardvertragsklauseln (SCCs) vereinbart
• Meta Platforms Inc (USA) – Standardvertragsklauseln (SCCs) vereinbart
• LinkedIn Corporation (USA) – Standardvertragsklauseln (SCCs) vereinbart
• Microsoft Corporation (USA) – Standardvertragsklauseln (SCCs) vereinbart
• Gartner Digital Markets / Capterra (USA) – Standardvertragsklauseln (SCCs) vereinbart

Lead Enrichment und KI:

• Clay (USA) – DSGVO-konform
• Apollo (USA) – DSGVO-konform
• Anthropic / Claude (USA) – DSGVO-konform

E-Mail-Automatisierung:

• Mautic (selbst gehostet innerhalb der EU)

Webanalyse:

• Google Analytics (USA) – mit Einwilligung über Cookiebot
• Meta Pixel (USA) – mit Einwilligung über Cookiebot
• LinkedIn Insight Tag (USA) – mit Einwilligung über Cookiebot
• Microsoft UET Tag (USA) – mit Einwilligung über Cookiebot
• Gartner Digital Markets / Capterra (USA) – mit Einwilligung über Cookiebot

Alle unsere Auftragsverarbeiter haben Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) unterzeichnet und sind DSGVO-konform.

7.2 Wann müssen wir Daten weitergeben?

Wir können zur Weitergabe von Daten verpflichtet sein:

• Während eines Alarms (an die Notruf- und Serviceleitstelle, Kolleginnen und Kollegen oder den Arbeitgeber)
• Wenn dies gesetzlich oder durch gerichtliche Anordnung vorgeschrieben ist
• An Strafverfolgungsbehörden im Rahmen strafrechtlicher Ermittlungen

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten niemals an Dritte.

8. Internationale Übermittlungen

Einige unserer Anbieter haben ihren Sitz in den USA. Wenn wir personenbezogene Daten in die USA übermitteln, stützen wir uns auf:

• Von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln (SCCs)
• Anbieter, die DSGVO-konform sind
• SHA-256-Hashing von E-Mail-Adressen vor jedem Abgleich
• Verschlüsselte Übertragung (TLS/HTTPS)

9. Berechtigungen auf Mobilgeräten

Die Crystal Alarm App benötigt die folgenden Berechtigungen, um zu funktionieren:

Android:

• SMS_RECEIVE – Empfang von SMS vom Dienst
• SMS_SEND – Versand von SMS zu Ortungs- und Alarmzwecken
• CALL_PHONE – Automatischer Anruf bei der Notruf- und Serviceleitstelle
• MODIFY_AUDIO_SETTINGS – Alarmton auch bei stummgeschaltetem Gerät
• ACCESS_FINE_LOCATION – Standortbestimmung während eines Alarms
• Benachrichtigungen – Zustellung von Alarmen und Updates

iPhone:

• Standort immer erlauben – Standortbestimmung während eines Alarms
• Mikrofon – Audioübertragung während eines Alarms
• Benachrichtigungen – Zustellung von Alarmen und Updates

Sie können bestimmte Berechtigungen verweigern; Crystal Alarm funktioniert dann jedoch nicht wie vorgesehen.

10. Kontakt

Verantwortlicher: Crystal Alarm AB Org.-Nr.: 556822-8034

Adressen:

• Första Magasinsgatan 5, 803 10 Gävle, Schweden
• Gamla Brogatan 32, 111 20 Stockholm, Schweden

Datenschutzanfragen:

E-Mail: support@crystalalarm.se

Telefon: +46 26 840 06 23 (Gävle) | +46 8 55 118 990 (Stockholm)

Technischer Support:

Telefon: +46 8 55 118 993

Support-Formular.