Informativa privacy - Crystal Alarm

1. Introduzione

Crystal Alarm AB (n. reg. 556822-8034) fornisce servizi di allarme personale e soluzioni di sicurezza. Ci impegniamo a proteggere la Sua privacy e a garantire che ogni trattamento di dati personali avvenga in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Il presente documento descrive come raccogliamo, utilizziamo e proteggiamo i Suoi dati personali quando utilizza i nostri servizi o visita il nostro sito web.

Avviso importante

Crystal Alarm opera in due ruoli distinti rispetto ai dati personali:

• Quando utilizza l'allarme personale come utente finale: il Suo datore di lavoro è il titolare del trattamento e Crystal Alarm agisce come responsabile del trattamento. Ciò significa che trattiamo i Suoi dati personali secondo le istruzioni del Suo datore di lavoro.
• Per contatti commerciali, visitatori del sito web e finalità di marketing: Crystal Alarm agisce come titolare del trattamento per i propri trattamenti di dati personali relativi alla gestione dei clienti, al marketing e all'utilizzo del sito web.

2. Quando Crystal Alarm agisce come responsabile del trattamento (utenti finali dell'allarme)

2.1 Quali dati vengono raccolti?

Quando utilizza Crystal Alarm come utente finale, raccogliamo i seguenti dati:

Informazioni di base:

• Nome, numero di telefono, indirizzo e-mail
• Gruppo di allarme ed eventuale ruolo di destinatario degli allarmi
• Informazioni sul Suo dispositivo (modello, sistema operativo, operatore mobile)

All'attivazione di un allarme:

• Ora e data dell'allarme
• Posizione (GPS, Wi-Fi, beacon Bluetooth per la localizzazione in interni)
• Registrazioni audio durante l'allarme (se le impostazioni pertinenti sono state configurate)
• Video (se la funzione è stata attivata)
• Stato dell'allarme e piano di intervento

Informazioni tecniche:

• Identificativi del dispositivo e informazioni di rete
• Log tecnici per la risoluzione dei problemi
• Utilizzo dell'app e stato di configurazione
• Statistiche aggregate (senza identificazione individuale)

Immagini del profilo:

• Caricamento facoltativo di un'immagine del profilo per l'identificazione visiva durante un allarme
• Non utilizziamo in alcun caso il riconoscimento facciale o l'autenticazione biometrica

2.2 Perché questi dati vengono trattati?

I dati vengono trattati al fine di:

• Consentire la funzionalità di allarme e garantire la sicurezza
• Localizzarla in situazioni di emergenza (anche in interni dove il GPS non è disponibile)
• Inviare i soccorsi in conformità al piano di intervento
• Valutare le situazioni di allarme (audio/video)
• Fornire assistenza tecnica e risolvere problemi
• Garantire la sicurezza e la stabilità del servizio
• Rilevare configurazioni errate e assistere gli utenti
• Inviare notifiche funzionali di sicurezza (onboarding, avvisi, promemoria degli allarmi di prova)
• Inviare report consolidati agli amministratori presso il Suo datore di lavoro
• Adempiere ai requisiti della normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro

2.3 Base giuridica

Il Suo datore di lavoro è il titolare del trattamento e Crystal Alarm tratta i dati come responsabile del trattamento sulla base di:

• Esecuzione di un contratto – per fornire il servizio di sicurezza
• Legittimo interesse – per finalità di sicurezza e di tutela della salute e sicurezza sul lavoro
• Interessi vitali – in situazioni di emergenza acuta con registrazione audio/video (articolo 9, paragrafo 2, lettera c, GDPR)
• Difesa di diritti in sede giudiziaria – per la conservazione delle registrazioni audio/video successive a un allarme (articolo 9, paragrafo 2, lettera f, GDPR)

2.4 Chi ha accesso ai Suoi dati?

All'attivazione di un allarme, le seguenti parti possono avere accesso:

• Centrale operativa (se utilizza una centrale operativa esterna)
• Colleghi designati come destinatari degli allarmi
• Gli amministratori del Suo datore di lavoro (tramite il portale self-service)
• Il personale tecnico di Crystal Alarm (esclusivamente per finalità di risoluzione dei problemi)

Comunicazioni e-mail funzionali: Riceverà da noi messaggi funzionali di sicurezza tramite Mautic (self-hosted all'interno dell'UE), tra cui:

• E-mail di benvenuto e assistenza all'attivazione
• Avvisi relativi a configurazioni errate (ad es. GPS disattivato, notifiche disattivate)
• Promemoria degli allarmi di prova
• Aggiornamenti di sicurezza

Queste comunicazioni sono essenziali per il funzionamento del servizio di allarme e non è possibile disattivarle.

Report agli amministratori: Gli amministratori del Suo datore di lavoro ricevono report consolidati riguardanti:

• Utenti con configurazioni errate
• Utenti inattivi
• Statistiche degli allarmi di prova
• Stato del sistema

Importante: questi report non consentono il tracciamento individuale degli orari di lavoro o delle posizioni al di fuori degli eventi di allarme.

Localizzazione e tracciamento: Crystal Alarm non traccia la Sua posizione in modo continuativo. La geolocalizzazione (inclusa la localizzazione in interni tramite beacon Bluetooth e Wi-Fi) viene attivata solo quando Lei attiva una funzione di allarme come Allarme di emergenza, Allarme a tempo, Rientro sicuro, Uomo a terra o qualsiasi altra funzione di allarme che richieda dati di posizione. La localizzazione non avviene mai in background senza che una funzione di allarme sia attiva.

2.5 Per quanto tempo vengono conservati i dati?

• Dati di base: finché Lei è un utente attivo
• Dati di allarme e registrazioni: in conformità alle impostazioni del Suo datore di lavoro nel portale self-service
• Log di sistema: configurabili per ciascun cliente
• Backup: conservato per un periodo limitato a fini di disaster recovery, dopodiché i dati vengono eliminati automaticamente

Quando il servizio non Le è più necessario, tutti i dati saranno eliminati o restituiti al Suo datore di lavoro secondo le sue istruzioni.

3. Quando Crystal Alarm agisce come titolare del trattamento

3.1 Contatti commerciali e gestione dei clienti (CRM)

Dati trattati:

• Nome, indirizzo e-mail, numero di telefono
• Azienda di appartenenza, ruolo/qualifica
• Indirizzo di fatturazione
• Storico dei contatti e stato della pipeline (per i potenziali clienti)

Finalità e base giuridica:

• Clienti esistenti: gestione del contratto, fatturazione, portale self-service (articolo 6, paragrafo 1, lettera b, GDPR – esecuzione di un contratto)
• Potenziali clienti (lead): gestione del processo di vendita, documentazione dello storico dei contatti (articolo 6, paragrafo 1, lettera f, GDPR – legittimo interesse)

Periodo di conservazione:

• Clienti esistenti: fino a 7 anni dalla cessazione del contratto (in conformità alla legge svedese sulla contabilità)
• Potenziali clienti: finché sussiste un interesse commerciale attivo

3.2 Assistenza e supporto tecnico

Dati trattati:

• Nome, indirizzo e-mail, numero di telefono
• Azienda di appartenenza
• Informazioni tecniche relative al problema

Base giuridica: esecuzione di un contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b, GDPR)

Periodo di conservazione: i casi di assistenza chiusi sono conservati fino a 7 anni per consentire la gestione di problemi ricorrenti.

3.3 Marketing e prospezione

3.3.1 Customer Match / retargeting

Utilizziamo la tecnologia Customer Match per mostrare annunci pertinenti ai contatti commerciali presso organizzazioni clienti esistenti e potenziali su Google, Meta (Facebook/Instagram), LinkedIn, Microsoft e Gartner Digital Markets (Capterra).

Che cosa significa:

• Gli indirizzi e-mail vengono sottoposti a hashing SHA-256 prima di qualsiasi abbinamento
• Gli annunci vengono mostrati su Google, Facebook, Instagram, LinkedIn, Microsoft e Capterra
• Il targeting riguarda esclusivamente contatti B2B — gli utenti finali del servizio di allarme non sono mai inclusi

Liste di esclusione (soppressione degli utenti finali): carichiamo inoltre gli indirizzi e-mail degli utenti finali sulle piattaforme pubblicitarie al solo scopo di escluderli dalla visualizzazione dei nostri annunci. Ciò protegge gli utenti finali da pubblicità non pertinente e ottimizza la nostra spesa pubblicitaria. Gli indirizzi e-mail vengono utilizzati esclusivamente a fini di soppressione — mai per pubblicità mirata rivolta agli utenti finali.

Base giuridica: legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f, GDPR)

Opt-out: ci contatti all'indirizzo support@crystalalarm.se

Periodo di conservazione: 12 mesi dalla fine del rapporto con il cliente o dell'attività CRM attiva.

3.3.2 Prospezione assistita dall'IA

Utilizziamo strumenti di lead enrichment e di IA per identificare e analizzare contatti commerciali pertinenti (si veda la sezione 7.1 per l'elenco dei fornitori).

Dati trattati:

• Nome, qualifica, indirizzo e-mail, numero di telefono
• Azienda di appartenenza
• Informazioni pubblicamente disponibili da LinkedIn e dai siti web aziendali

Base giuridica: legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f, GDPR)

Periodo di conservazione: 12 mesi dalla data dell'ultimo tentativo di contatto

Opt-out: al primo contatto Le sarà sempre offerta la possibilità di annullare l'iscrizione alle future comunicazioni di marketing.

3.3.3 E-mail marketing tramite Mautic

Inviamo comunicazioni di marketing B2B tramite Mautic (self-hosted all'interno dell'UE), tra cui:

• Newsletter sui miglioramenti del prodotto
• Informazioni sulle nuove funzionalità
• Inviti a webinar

Base giuridica: legittimo interesse (articolo 6, paragrafo 1, lettera f, GDPR)

Opt-out: ogni e-mail contiene un link per annullare l'iscrizione.

Nota bene: le e-mail funzionali di sicurezza inviate agli utenti finali (onboarding, avvisi, promemoria degli allarmi di prova) non possono essere disattivate, in quanto essenziali per il funzionamento del servizio di allarme. Esse sono trattate nell'ambito del rapporto di responsabile del trattamento descritto nella sezione 2.

3.4 Utilizzo del sito web e tracciamento

Utilizziamo diversi strumenti per analizzare e ottimizzare il nostro sito web:

Strumenti utilizzati:

• Google Analytics (GA4) – statistiche sui visitatori e flussi di utilizzo
• Mautic Tracking – tracciamento dei visitatori e lead scoring (self-hosted all'interno dell'UE)
• Meta Pixel (Facebook) – misurazione delle prestazioni pubblicitarie e retargeting
• LinkedIn Insight Tag – misurazione delle prestazioni pubblicitarie e retargeting
• Microsoft UET Tag – misurazione delle prestazioni pubblicitarie in Microsoft Ads
• Gartner Digital Markets (Capterra) – misurazione delle prestazioni pubblicitarie e retargeting

Base giuridica: consenso (articolo 6, paragrafo 1, lettera a, GDPR) tramite Cookiebot. Tutti gli strumenti di tracciamento sono bloccati finché Lei non presta attivamente il proprio consenso tramite il widget Cookiebot. Può accettare o rifiutare i cookie e revocare il consenso in qualsiasi momento.

Misure di tutela:

• Anonimizzazione degli IP in Google Analytics
• Mautic self-hosted all'interno dell'UE (i dati non lasciano l'UE)
• Clausole contrattuali standard (SCC) in essere con Google, Meta, LinkedIn, Microsoft e Gartner Digital Markets

Funzione di chat: il nostro fornitore di chat utilizza cookie per consentirLe di proseguire una conversazione mentre naviga tra le pagine.

4. Disposizioni particolari sui dati personali sensibili

Crystal Alarm non tratta categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 GDPR (quali dati sanitari, dati biometrici o dati relativi all'origine etnica). I dati di posizione non sono classificati come dati personali sensibili ai sensi del GDPR; li trattiamo tuttavia con particolare cura e ne limitiamo la raccolta alle situazioni di allarme attivo.

4.1 Registrazioni audio e video durante gli allarmi

Quando attiva un allarme, l'audio viene registrato automaticamente se le impostazioni pertinenti sono state configurate. Se ha attivato la funzione video, viene registrato anche il video.

Finalità: assistere la centrale operativa e i colleghi nella valutazione della situazione e nell'intervento tempestivo.

Ruolo di Crystal Alarm: agiamo come responsabile del trattamento — il Suo datore di lavoro è il titolare del trattamento.

Base giuridica (di competenza del Suo datore di lavoro):

• Durante un allarme attivo: interessi vitali (articolo 9, paragrafo 2, lettera c, GDPR) — necessario per proteggere la vita e la salute
• Conservazione dopo l'allarme: difesa di diritti in sede giudiziaria (articolo 9, paragrafo 2, lettera f, GDPR) — può essere richiesta come prova nelle indagini

Accesso:

• Centrale operativa (durante un allarme attivo)
• Destinatari degli allarmi/colleghi (durante un allarme attivo)
• Il Suo datore di lavoro (dopo l'allarme, tramite il portale self-service)
• Lei (tramite l'app)
• Il personale tecnico di Crystal Alarm (esclusivamente per finalità di risoluzione dei problemi)

Misure di sicurezza:

• Crittografia delle registrazioni conservate
• Accesso limitato — solo personale autorizzato
• Registrazione degli accessi (audit log)
• Eliminazione automatica in conformità alle impostazioni configurate
• Non utilizziamo in alcun caso il riconoscimento facciale o l'autenticazione biometrica

Periodo di conservazione: in conformità alle impostazioni del Suo datore di lavoro. Le copie di backup sono conservate per un periodo limitato a fini di disaster recovery.

5. I Suoi diritti

Ai sensi del GDPR Lei gode dei seguenti diritti:

• Diritto all'informazione: ha il diritto di essere informato/a su come vengono trattati i Suoi dati personali.
• Diritto di accesso: può richiedere una copia dei dati personali che conserviamo su di Lei.
• Diritto di rettifica: può richiedere la correzione di dati inesatti.
• Diritto alla cancellazione: può richiedere la cancellazione dei Suoi dati a determinate condizioni.
• Diritto di limitazione del trattamento: può richiedere che il trattamento dei Suoi dati venga limitato.
• Diritto alla portabilità dei dati: può richiedere i Suoi dati in un formato leggibile da dispositivo automatico.
• Diritto di opposizione: può opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse.
• Diritto a non essere sottoposto/a a processi decisionali automatizzati: non utilizziamo decisioni automatizzate che producano effetti giuridici o effetti altrettanto significativi nei Suoi confronti.

Come esercitare i Suoi diritti:

• Utenti finali: si rivolga in prima istanza al Suo datore di lavoro, in quanto titolare del trattamento. Qualora non riceva assistenza, può contattarci all'indirizzo support@crystalalarm.se.
• Contatti commerciali: ci contatti direttamente all'indirizzo support@crystalalarm.se.
• Reclami: ha il diritto di presentare reclamo all'autorità svedese per la protezione dei dati personali (IMY) su www.imy.se.

6. Sicurezza dei dati

Prendiamo la sicurezza sul serio e abbiamo implementato misure di protezione complete.

Misure tecniche:

• Crittografia dei dati personali conservati
• Trasmissione sicura (TLS/HTTPS)
• Autenticazione a due fattori per l'accesso del personale
• Sicurezza e monitoraggio della rete
• Eliminazione automatica in conformità ai periodi di conservazione definiti
• Backup per il disaster recovery
• Rigoroso isolamento dei tenant (i dati di ciascun cliente sono conservati separatamente)

Misure organizzative:

• Accesso limitato — solo personale autorizzato
• Accordi di riservatezza per tutto il personale
• Formazione periodica sulla sicurezza
• Procedure documentate per la gestione delle richieste GDPR
• Revisione annuale delle misure di sicurezza

In caso di violazione dei dati: in caso di violazione grave, tutti i clienti interessati saranno informati tempestivamente, incluse le informazioni sulla portata della violazione.

7. Condivisione dei dati con terzi

7.1 Responsabili del trattamento

Ci avvaliamo dei seguenti fornitori esterni che possono trattare dati personali per nostro conto:

Piattaforme pubblicitarie (Customer Match e liste di esclusione):

• Google LLC (USA) – clausole contrattuali standard (SCC) in essere
• Meta Platforms Inc (USA) – clausole contrattuali standard (SCC) in essere
• LinkedIn Corporation (USA) – clausole contrattuali standard (SCC) in essere
• Microsoft Corporation (USA) – clausole contrattuali standard (SCC) in essere
• Gartner Digital Markets / Capterra (USA) – clausole contrattuali standard (SCC) in essere

Lead enrichment e IA:

• Clay (USA) – conforme al GDPR
• Apollo (USA) – conforme al GDPR
• Anthropic / Claude (USA) – conforme al GDPR

Automazione e-mail:

• Mautic (self-hosted all'interno dell'UE)

Analisi web:

• Google Analytics (USA) – previo consenso tramite Cookiebot
• Meta Pixel (USA) – previo consenso tramite Cookiebot
• LinkedIn Insight Tag (USA) – previo consenso tramite Cookiebot
• Microsoft UET Tag (USA) – previo consenso tramite Cookiebot
• Gartner Digital Markets / Capterra (USA) – previo consenso tramite Cookiebot

Tutti i nostri responsabili del trattamento hanno sottoscritto accordi sul trattamento dei dati (DPA) e sono conformi al GDPR.

7.2 Quando siamo tenuti a condividere i dati?

Possiamo essere tenuti a condividere i dati:

• Durante un allarme (con la centrale operativa, i colleghi o il datore di lavoro)
• Ove richiesto dalla legge o da un provvedimento giudiziario
• Con le autorità di polizia nell'ambito di indagini penali

Non vendiamo mai i Suoi dati personali a terzi.

8. Trasferimenti internazionali

Alcuni dei nostri fornitori hanno sede negli Stati Uniti. Quando trasferiamo dati personali negli USA, ci basiamo su:

• Clausole contrattuali standard (SCC) approvate dalla Commissione europea
• Fornitori conformi al GDPR
• Hashing SHA-256 degli indirizzi e-mail prima di qualsiasi abbinamento
• Trasmissione crittografata (TLS/HTTPS)

9. Autorizzazioni sul dispositivo mobile

Per funzionare, l'app Crystal Alarm richiede le seguenti autorizzazioni:

Android:

• SMS_RECEIVE – ricevere SMS dal servizio
• SMS_SEND – inviare SMS per finalità di localizzazione e allarme
• CALL_PHONE – chiamare automaticamente la centrale operativa
• MODIFY_AUDIO_SETTINGS – far suonare l'allarme anche quando il dispositivo è in modalità silenziosa
• ACCESS_FINE_LOCATION – determinare la posizione durante un allarme
• Notifiche – recapitare allarmi e aggiornamenti

iPhone:

• Consenti sempre la posizione – determinare la posizione durante un allarme
• Microfono – trasmettere l'audio durante un allarme
• Notifiche – recapitare allarmi e aggiornamenti

Può negare alcune autorizzazioni; in tal caso, tuttavia, Crystal Alarm non funzionerà come previsto.

10. Contatti

Titolare del trattamento: Crystal Alarm AB N. org.: 556822-8034

Indirizzi:

• Första Magasinsgatan 5, 803 10 Gävle, Svezia
• Gamla Brogatan 32, 111 20 Stoccolma, Svezia

Richieste in materia di privacy: E-mail: support@crystalalarm.se Telefono: +46 26 840 06 23 (Gävle) | +46 8 55 118 990 (Stoccolma)

Supporto tecnico: Telefono: +46 8 55 118 993 Modulo di assistenza: [disponibile sul nostro sito web]

11. Modifiche alla presente informativa privacy

Potremmo aggiornare di tanto in tanto la presente informativa privacy. Eventuali modifiche saranno pubblicate su questa pagina con la data aggiornata. In caso di modifiche sostanziali, La informeremo via e-mail o tramite l'app.

Registro delle modifiche

Data Descrizione

03/03/2026

Aggiunto Gartner Digital Markets (Capterra) come piattaforma pubblicitaria e di tracciamento. Chiarito che non vengono trattate categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 GDPR. Ampliata la descrizione delle funzioni di allarme che attivano la localizzazione. Semplificata la descrizione dell'hashing. Generalizzati i dettagli tecnici relativi a infrastruttura e logging. Aggiornato il periodo di conservazione a "fino a 7 anni".

12/02/2025

Aggiornamento importante: chiarita la distinzione tra i ruoli di responsabile del trattamento e titolare del trattamento. Aggiunte informazioni su Customer Match con liste di esclusione, prospezione assistita dall'IA, tracciamento web esteso (Meta Pixel, LinkedIn, Microsoft), localizzazione in interni, log di sistema e immagini del profilo. Aggiornate le informazioni su registrazioni audio/video, hashing e basi giuridiche.

13/06/2024

Aggiunte informazioni sulla raccolta di dati personali nell'ambito delle attività di marketing.

14/03/2024

Rimosso il riferimento a: "Crystal Alarm e Crystal Code sono di seguito denominate congiuntamente Crystal Alarm."

15/04/2020

Aggiunte informazioni sulle statistiche del sito web.

20/02/2019

Aggiunte informazioni sulle autorizzazioni sul dispositivo mobile.

27/06/2017

Prima versione pubblicata.

12. Dichiarazione sui cookie

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