Semestern förändrar mer än bemanningen, är er verksamhet redo när riskbilden förändras?

När semestern närmar sig handlar planeringen ofta om bemanning, scheman och överlämningar. Men det finns en annan fråga som förtjänar minst lika mycket uppmärksamhet: Hur påverkas arbetsmiljön när verksamheten fungerar annorlunda än resten av året?

Under sommaren förändras arbetsplatsen på flera sätt. Nya medarbetare introduceras, ordinarie kontaktvägar ersätts av tillfälliga lösningar och fler kan behöva arbeta ensamma eller ta över arbetsuppgifter de normalt inte ansvarar för. Det betyder inte automatiskt att arbetsplatsen blir mer riskfylld.

Däremot innebär förändringarna att arbetsgivaren behöver säkerställa att arbetsmiljöarbetet följer med verksamheten. Arbetsmiljöverkets regler om systematiskt arbetsmiljöarbete bygger på att risker ska undersökas, bedömas och hanteras när verksamheten förändras – inte enbart när en olycka redan har inträffat. Just därför är veckorna innan semestern ett bra tillfälle att ställa några enkla men viktiga frågor.

1. Hur förändras arbetet under sommaren?

När bemanningen förändras gör arbetsuppgifterna det ofta också. En tekniker kanske arbetar ensam fler dagar än vanligt. En fastighetsskötare får ansvara för ett större område. En butikschef öppnar eller stänger själv. En vikarie tar över arbetsuppgifter som kräver lokalkännedom eller särskilda rutiner.

Små förändringar kan påverka både arbetsmiljön och hur snabbt organisationen kan agera om något oväntat inträffar. Gå därför igenom frågor som:

• Kommer någon att arbeta ensam oftare?
• Har arbetsuppgifter förändrats?
• Finns nya risker som behöver bedömas?
• Behöver någon mer introduktion eller handledning?

En riskbedömning behöver inte vara omfattande – men den bör spegla hur verksamheten faktiskt ser ut under semesterperioden.

2. Är ansvar och kontaktvägar fortfarande tydliga?

Under sommaren är det sällan samma personer som arbetar samtidigt. Det innebär att ansvarsfördelningen ofta ser annorlunda ut än under resten av året. När något oväntat händer ska ingen behöva fundera över:

• Vem ansvarar för beslut?
• Vem ska kontaktas?
• Var finns instruktionerna?
• Vem tar över om ordinarie chef är ledig?

Det gäller inte minst sommarvikarier och nyanställda som ännu inte hunnit bygga upp samma erfarenhet eller lokalkännedom som ordinarie personal. Ju tydligare rutinerna är, desto enklare blir det att agera snabbt när det verkligen behövs.

3. Fungerar säkerhetsutrustningen när den behövs?

Rutiner är viktiga. Men de behöver kompletteras av utrustning som fungerar när den ska användas. Det gäller oavsett om verksamheten använder mobiltelefoner, kommunikationsradio, personlarm eller andra säkerhetslösningar. Inför semesterperioden är det klokt att kontrollera att:

• utrustningen fungerar
• batterier är laddade
• programvara är uppdaterad
• kontaktuppgifter är aktuella
• nya medarbetare vet hur utrustningen används

En kontroll tar ofta bara några minuter men kan göra stor skillnad om en incident inträffar.

Sommarvikarier behöver mer än en nyckel och ett schema

En vanlig missuppfattning är att introduktion främst handlar om arbetsuppgifter. Men det handlar lika väl om att nya medarbetare också behöver förstå hur organisationen arbetar med säkerhet. Det betyder exempelvis att de behöver känna till:

• vilka risker som finns i arbetet
• hur incidenter rapporteras
• vem som ansvarar för olika beslut
• hur man larmar vid en nödsituation
• vilka rutiner som gäller vid ensamarbete

När säkerhetsrutiner blir en naturlig del av introduktionen skapas bättre förutsättningar för både ordinarie personal och sommarvikarier att arbeta tryggt redan från första dagen.

Små förberedelser kan göra stor skillnad

Ingen organisation kan förutse allt. Men många incidenter blir enklare att hantera när ansvar, rutiner och säkerhetslösningar är genomgångna i förväg. Därför handlar förberedelser inför sommaren inte bara om bemanning.

De handlar om att skapa rätt förutsättningar för att verksamheten ska fungera tryggt även när arbetssätten förändras. Det gäller oavsett om verksamheten finns inom vård, fastighetsservice, industri, handel, service eller offentlig sektor.

Hur ser det ut hos er?

Har ni någon rutin som alltid ses över inför sommaren? Finns det en erfarenhet eller lärdom ni gärna delar med andra verksamheter? Vi tar gärna del av era tankar.